Een geslaagde reorganisatie
Reorganisaties brengen onzekerheid. Waar gaan we naartoe? Wat betekent dat voor mij? En wordt de organisatie daar ook echt beter van? Een lange doorlooptijd tussen bedenken en doorvoeren van verandering vergroot die onzekerheid. Hieronder drie tips voor management, medezeggenschap en medewerkers om de lange doorlooptijd de verkorten.
1. Doe het samen, ieder in zijn eigen rol
Is een reorganisatie alleen het domein van de directie/management? Het is gek dat deze vraag nog zo vaak met ‘ja’ beantwoord wordt. In de meeste organisaties wordt van medewerkers grote verantwoordelijkheid gevraagd in het uitvoeren van het werk, het vormgeven van samenwerking en in het innoveren en veranderen. Dan lijkt het logisch dat zij ook een belangrijke rol vervullen in het vormgeven van een reorganisatie. Dat kan via de ondernemingsraad, maar ook direct. Mijn stelling is: wil je effectief en efficiënt reorganiseren, organiseer dat van het begin tot het eind met elkaar! Natuurlijk gaat dat niet vanzelf, maak duidelijke afspraken over wie in welke rol zit (verkennen, analyseren, beslissen, adviseren, controleren).
2. Markeer processtappen, hou ruimte voor heroverweging
Reorganiseren heeft altijd iets ‘blauws’ in zich. Je bedenkt en beschrijft de gewenste situatie en de weg daar naar toe. Grofweg geef je antwoord op 4 vragen:
- Waarom moeten of willen we reorganiseren?
- Wat is er anders in de nieuwe situatie? Welk doel bereiken we dan? Welke alternatieven zijn er?
- Wat betekenen de alternatieve gewenst situaties voor het personeel en de organisatie?
- Hoe komen we van de huidige situatie in die nieuwe situatie?
Door deze vier vragen samen te beantwoorden trechter je effectief en met commitment naar een plan voor de toekomst. De kern voor succes zit in duidelijke opdrachten per onderdeel met speciale aandacht voor de controle-vraag: zijn we nog op de goede weg of komen we in een tunnelvisie? Hierdoor ontstaat ruimte voor heroverweging, niet om te vertragen, juist om te verbeteren.
3. Maak het af, ook de transformatie
En dan de reorganisatie zelf. Neem goed afscheid van mensen die elders (moeten) gaan werken. Kijk goed of het plan ook werkt. Maak op gezette tijden ruimte voor heroverweging: Is iedereen toegerust en gemotiveerd om bij te dragen? Hebben we succes? Werken onze plannen in praktijk? Doet iedereen wat er afgesproken is? Moeten we bijsturen?
Wordt een reorganisatie hier minder spannend van? Nee, een reorganisatie zal altijd onzekerheid geven. Maar met deze tips wordt ruis en onduidelijkheid voorkomen en wordt het mogelijk om de meerwaarde van de reorganisatie zelf te beoordelen. Dat helpt bij het verkleinen van de onzekerheid van toekomstige reorganisaties en versterkt de organisatie nu en na de reorganisatie.
